이메일 정확하게 쓰는 방법

 

어느날 회사의 이사장이 저를 불러서 굉장히 화를 내며 혼낸적이 있었어요.

이유도 언급하지않고 무작정 큰소리를 내며 혼내기에 당혹스럽고 어이가 없었지만,

일단 어리숙하게 대응하지말고 성숙하자!! 싶어서 (나름 침착한 대응이었다고 생각하는데,)

'제가 뭘 잘못하거나 실수했는지 말씀주시면, 바로 수정하도록 하겠습니다'라고 공손히 말했어요.

그런데도  소리치며 화를 내는데, 점점 화가나는 가운데 진득하게 들어보니 제가 이사장에게 보내는 이메일의 양식이 잘 못됬다는거죠!

어이가 없었어요. 겨우.....겨우 이메일 때문에, 그리고 자신하건데 절대 경솔하거나 예의없이 보내지않았습니다.

제목 : ~~(이메일의 용건) 의 건

'안녕하세요. 저는~~~(기관명)의 (직위) (이름)입니다.

다름이 아니옵고~~~~~~'

의 형식으로 이메일을 몇년간 써왔고, 그때의 이메일도 당연히 그 양식이었어요.

'다름이 아니옵고'....지금 보면 정말 옛날 문구죠? 물론 지금도 쓰이고 있는 문구이긴 해요~

그 당시에 정말 너무 화가나서 뛰쳐나왔는데, 나중에. 시간이 많이 흐른후에 그 이사장은 저에게 공식적으로 사과를 했어요. 본인이 과했고, 다시 읽어보니 나쁜것은 없었는데, 자신이 화난것은 메일 본문서두에

~이사장님께

이게 없었기때문이었어요. 와우~ 메일 제목, 본문의 어떤 내용때문이 아니고 저~ '이사장님께' 이게 없었기때문에.

후에 그 배경을 알아보니 나이가 아주 많은 사람인데(별루 연세라고 하고싶지않네요) 그 나이게 직함을 달게 된것을 매우 자랑스럽게 생각했고, 그래서 인정받고 싶은 마음이 큰데, 실무자가 그 직함을 불러주지않아서 생떼를 부린거였어요.

여튼 그 이후부터 저는 이메일을 좀더 진중하게 쓰긴했어요.

자!!! 그렇다면 이메일을 어떻게 쓰면 좋은지 한번 알아볼께요!

이메일은 굉장히 여러가지 상황이 있기때문에 하나하나 그 상황을 모두 설명할 수 없지만 대표적으로 처음이메일을 보낼때 어떤 양식으로 쓰는지 제 경험을 알려드립니다.

팁으로 [여러가지 상황의 이메일]이라함은, 1. 처음 메일을 보낼때, 2. 회신을 보낼때, 3. 전달(제3자에게 메일을 포워딩할때), 등등 이 이상의 여러상황이 있죠. 저는 용건을 전달 또는 보고를 목적으로 하는 처음 메일쓰기에 있어 제 예를 들어볼께요.

제 나름으로는 민간/공공기관에서 일한 경험으로 팁을 드리는거라 업무를 하실때 또는 메일 보내는 용건이 있을때 참조하시면 좋을것 같습니다.

먼저 요약을 드리면 아래 이미지와 같아요.

이미지 아래에 세부설명을 드릴께요

 

제목 : (용건, 내가 메일을 보내는 목적)의 건

 

제목은 무조건 내가 메일을 보내는 목적이 있어야합니다.

나중에 내 업무의 이력(히스토리)을 확인하거나, 메일을 보냈는지 확인하기위한 용도로 좋고, 메일 수신자도 딱 목적을 한눈에 캐치 할수 있어요.

다만, [~의 건] 에서 마칠수도 있고, [~의 건으로 메일드립니다. ]라고 쓸수도 있습니다.

저는 보통 [~의 건]으로 보내는데  [으로 메일드립니다]라는 어차피 메일보낸것을 알기때문에 굳이 중복적으로 쓸필요는 없기때문이예요.

제가 아는 교수님께 들었는데 [안녕하세요]라고 메일 제목 쓰는 학생이 가장 싫다 고 합니다.

무언가 부탁하는것 같기도 하고, 애초에 내용자체를 확인할수 없기때문에 그 중요성을 알수없어 수신을 안하게 되는 경우가 많다고 해요.

자!! 이제 본문을 볼께요

본문 : 

[~님께

안녕하세요(안녕하십니까). (기관)의 (부서)(이름) 입니다.

(메일의 목적) 건으로 메일드립니다

(목적)을 좀더 상세하게 설명

감사합니다]

 

여기서 수신자가 한분일 경우에는 [~님께] 는 안붙여도 됩니다.

왜냐면 이미 메일의 수신처가 그 사람이기때문에 중복적으로 붙는 말이예요.

제가 이 글의 가장 서두에 [이사장님께]라는 말을 안써서 혼났다고 하는데 그건 그 사람이 이사장이라는 직함으로 불리고 싶어했던 자격지심때문이었어요.

그렇기때문에 굳이 붙일필요는 없지만,

혹시 수신자가 한분이 아니라 여러명일 경우는 [~님께]라는 수신자를 먼저 기재하는것이 좋습니다.

메일에 참조로 들어가 있는 사람이 있을 경우는 이 메일이 누구한테 가는지 모르는 경우가 있기때문이죠

(Tip. 참고로, 참조를 달면 수신자가 참조된 사람들을 모두 알기때문에 괜찮기도 하지만 참조를 할때 [개인별로 메일보내기]기능을 붙여서 보내면 누군가를 참조했는지, 나혼자에게 메일을 보낸건지 알수가 없기때문에 반드시 수신자 [~님께]를 붙여야합니다.)

그리고, 본문을 쓸때

메일을 보내는 목적을 아주 심플하게 요약해서 먼저 제안해주세요.

자세한 설명은 그 다음입니다.

설명을 먼저하고 그 후에 목적을 드러내면 내용이 지지부진해지고 핵심 전달사항을 파악하기 어려울수 있습니다.

그리고 마지막으로 [감사합니다] 라는 말은 의례적으로 붙여주시면 좋아요

(감사하지않을수도 있지만 ^^ 의례적이니까요)

본문을 다 마쳤다면,

보내는 사람은 [(이름) 드림]

으로 합니다. [드림] 말고 [올림], [배상] 이라는 말을 대체해서 쓸수도 있어요

본문, 보내는 사람까지 쓴다고 메일이 끝나는건 아닙니다.

마지막에 반드시 수신자가 발신자(메일 모내는사람)에게 연락할수 있도록 기본적인 정보(연락처)를 제시해야합니다.

내 정보 :

이름(name) , 직위 

회사명, 주소(address) 

이메일, 회사내선, (모바일 :선택사항)

 

을 기록해줍니다 

자!! 이렇게 하면 메일이 정리가되네요.

간단한데도 지켜야할것들이 많죠?

사소한 습관을 연습해서 내 몸에 익혀두면 전문역량이 업그레이드 되니 꼭 참조하시길 바래요. ^^ 으쌰아~~